Jira und Google Sheets ergänzen sich perfekt

Ich arbeite seit über 10 Jahren mit Jira und habe in dieser Zeit viele Erfahrungen mit dem Tool gesammelt. Mein erster Kontakt mit Atlassian Jira war im Jahr 2011, als ich meinen ersten Job in der Videospielindustrie begann.

In den letzten Jahren habe ich mich intensiver mit Jira beschäftigt, da man als Scrum Master und Product Manager die Details des Tools genau kennen muss. Man sollte in der Lage sein, administrative Aufgaben zu übernehmen und das System an die Bedürfnisse des Teams anzupassen.

Natürlich ist Jira nicht in jeder Hinsicht das perfekte Tool und hat einige Schwächen. Mittlerweile gibt es viele Erweiterungen im Atlassian Marketplace, um diese Lücken zu schließen.

Warum solltest du deine Jira-Issues exportieren?

Ich hatte mehrfach das Problem, dass ich in Jira den Überblick über das Backlog und die einzelnen Issues verlor. In den Teams, mit denen ich gearbeitet habe, wurden Epics und User Stories oft Wochen vor der tatsächlichen Umsetzung geplant. Besonders in der Planungs- und Spezifikationsphase hilft es, eine alternative Ansicht auf die Tickets zu haben, anstatt nur eine lange Liste von Ticket-Titeln.

Bei meiner Planung nutze ich Story Points oder Mann-Tage, um grobe Release-Daten und Roadmaps zu berechnen. Wenn man die Abschätzungen nach Teams, Komponenten oder Personen filtern und analysieren möchte, wird es in Jira schnell kompliziert.

Das Gleiche gilt für die Ressourcenplanung. In einem Team mit verschiedene Kompoenenten-Entwicklern müssen die Ressourcen so koordiniert werden, dass Arbeitslast und Release-Termine optimal verteilt sind. Um solche Daten visuell darzustellen und zu analysieren, eignet sich ein Tabellenkalkulationsprogramm am besten.

Die Vorteile von Google Sheets

Ich habe viele Apps im Atlassian Marketplace ausprobiert, aber keine erfüllte meine Anforderungen. Ich bin ein Excel-Fan und wollte eine Möglichkeit, meine Analysen, Filterungen und Berechnungen in einer Tabellenkalkulation durchzuführen. Zwar kann Jira eine Liste von Issues als XLS-Datei exportieren, aber dieser Prozess ist umständlich und muss ständig wiederholt werden.

Nach Micosoft Excel ist Google Sheets die beste Alternative – mit dem Vorteil, dass es online verfügbar ist und Daten direkt aus dem Web abrufen werden können.

Seit einiger Zeit bietet Atlassian ein offizielles Plugin für Jira, mit dem sich beide Anwendungen verknüpfen lassen. So kann man eine Tabelle mit einer direkten Verbindung zu den Jira-Tickets öffnen. Ein Klick auf eine Schaltfläche reicht aus, um die Tabelle mit dem aktuellen Stand des Backlogs zu aktualisieren. Danach lassen sich Pivot-Tabellen, Filter oder andere Analysen einfach erstellen.

Ich nutze diese Integration nun schon eine Weile und sie hilft mir enorm bei der Planung der Roadmap, zukünftiger Releases oder Meilensteine.

So integrierst du Jira Software mit Google Sheets

Ich habe ein neues Jira-Projekt erstellt, um die Integration mit Google Sheets zu demonstrieren.

Wenn du im Atlassian Marketplace nach „Jira Cloud for Google Sheets“ von Atlassian suchst, wirst du zur Google-Login-Seite weitergeleitet.

Im Google Marketplace musst du die Erweiterung „Jira Cloud for Sheets“ installieren.

Nach der Bestätigung ist die neue Erweiterung in Google Sheets verfügbar.

Beim ersten Öffnen von Google Sheets wird ein Verifizierungscode angezeigt.

In einem separaten Browser-Tab/Fenster musst du dich in dein Atlassian-Konto einloggen und den Verifizierungscode eingeben. Nach erfolgreicher Verbindung siehst du folgende Ansicht:

Ich verwende JQL (Jira Query Language), um genau die Tickets zu importieren, die ich benötige.

1project = "PROJECT-CODE" AND status != Done and type != Epic ORDER BY created DESC

Anschließend kannst du die gewünschten Felder als Tabellenspalten definieren. Ich verwende normalerweise folgende Spalten, aber du kannst auswählen, was du brauchst:

• Issue-Typ
• Key
• Zusammenfassung
• Verantwortlicher
• Status
• Erstellungsdatum
• Epic-Link.Name
• Komponenten
• Fix-Versionen
• Verknüpfte Issues.linkType
• Verknüpfte Issues.issueKey
• Verknüpfte Issues.issueStatus
• Ursprüngliche Schätzung

Nun kannst du alle relevanten Issues in dein Google Sheet importieren. Ich empfehle zusätzlich bedingte Formatierungen für den Status der Tickets zu verwenden.